只今、実験室となる地方のある掃除会社のホームページ作成が中断しています。
なぜかと言うと掃除会社側の担当者が業務多忙のためホームページの方針や内容検討ができず進まなくなっていまいました。
作成者の意図が反映されていないホームページは、この実験室の決まりに沿わないので無理に進めることをやめ、現状の課題を考える事にしました。
さて、多忙の原因は「人員不足」とわかりました。
この問題をいかに解消するかを今回は考えてみたいと思います。
現状３人のメンバーしかいないこの会社では、誰もが、客先に対する営業活動、新しく入ったアルバイトに対する教育、そして現場での掃除作業をやらなければいけないのです。
この中で一番簡単に手が付けられそうなのは「アルバイトに対する教育」を改善することのような気がします。
何をするかと言うと教育する時間を減らすこと。
現在行っている教育とは、現場でいっしょに作業するときに口頭で簡単な説明をする。
その後は作業を見せながら説明し、やってみてもらう。
決して悪くはないと思うが、いきなりこれを始めるよりもう少し覚えやすくできないだろうか？
そこでこういうのはどうだろう。
「理解度補助マニュアル」
要するにマニュアルを作るのです。
当たり前過ぎることだが、小企業でしかも作業会社となるとマニュアルを持っていることはあまりないでしょう。
少なくともこの会社にはない。
まずは簡単なことからやってみる。
マニュアルを、アルバイトに入ってきた人に、作業をやる前に渡し目を通しておいてもらう。
書いてある事は
掃除作業の基本的な手順。
作業別に流れ図として記述してある。
簡単なコツ。
マニュアルと言うと何枚もありそうな気がしますが、そんな沢山説明してある分厚い資料を見ても誰も読む気にならないですよね。
だから要点だけをA4用紙1枚に収める。逆に言うとここに入る情報しかかかない。
このマニュアルの目的は、
・全体観を把握しているとその一部をやるときにその目的と理由が明確にわかる
・事前に作業の流れを見ておくことにより実際口頭で説明されたときスムーズに頭に入る
・作業のコツや注意点も事前に把握できる
など
やはりこの中で一番重要なのは「全体観の把握」。
本を読むときに読む前に「目次」にしっかり目を通し、その本に書いてある内容や話の流れ、構成をしっかり見ておくと、いきなり本を読み始めたときにくらべ、遥かに理解度が高くなるのです。
（私はそのことに気付いてから目次をしっかり読むようになりました。）
マニュアルで入門的な最低限の知識をつけてもらう。
その後、再度説明をキチンとし、目の前で手本を見せることでよりスムーズに頭に入るのではないか。
で、更にこれを他のことにも拡げて
・お掃除の受注(社員と同じような戦力を期待する場合に使用) ←高望みし過ぎかなぁ(＾＾；
・お掃除の形態(仕事の形態にどのようなものがあるか)
・お掃除作業のやり方、コツ
・マナー（挨拶の仕方など）
などを作れば色々なタイミングに合わせて渡し、目を通してもらうことで、教育の手間が少なくなるのではないでしょうか。
これで今より少しは効率化にできるのではないか？と思うのでちょっと提案してみることにします。
もしあなたが「もう少しこうしたらどうかなぁ」とか「それよりこっちのほうがいいよ」というアイデアがあったら気軽にコメントください。
ではでわ！